Notion, l’outil multi-potentiel au service de tes formations

mai 1, 2025

Blog, Pédagogie

Notion c’est un outil ultra complet qui peut transformer ton organisation et l’expérience que tu proposes à tes partenaires (rien que ça).

Sur Notion tu peux créer une multitude de pages configurables et collaboratives. Sur ces pages, tu peux tout ajouter et personnaliser : du texte, des bases de données, documents, formulaires, …

Tu maîtrises qui accède à chaque page et qui peut la modifier.

Un exemple de page de Wiki : Chaque élément et chaque contenu est configurable, tu peux donc créer des pages sur ce que tu souhaites.

Notion intègre de nombreux autres outils. Tu peux par exemple importer un document Google Doc et le modifier depuis Notion.

L’outil est donc parfait pour gérer l’information et l’organisation de toutes tes activités. De grandes entreprises comme Qonto l’utilisent pour s’organiser en interne.

Alors, créer des pages et gérer des données c’est cool. Mais pour quoi faire ?

Voici 3 usages concrets pour ton organisme de formation 👇

I – Enchante l’expérience apprenante (avant et après la formation)

Pour chaque formation, crée une page pour les apprenants.

Partages-y en amont l’ensemble des informations dont ils ont besoin : information clés, formulaires à remplir, 1ères ressources pédagogiques.

Quand j’interviens en INTRA, j’aime ajouter une petite vidéo pour :

• Me présenter et expliquer mon approche, ma démarche et ma posture.
• Donner du sens au questionnaires des besoins et inciter à bien le compléter

L’enjeu est de donner le maximum de sens et de repères aux apprenants avant même de les rencontrer.

Après la formation, c’est sur cette même page que je partage les ressources des formations et des kits pédagogiques complets pour aller plus loin.

Les kits contiennent des vidéos sur chaque problématique qu’ils peuvent rencontrer, des outils à réutiliser, des quiz générés par Canva (bientôt), …

Les Plus :

• La personnalisation est quasiment infinie
• Tu peux dupliquer un modèle de page et le réutiliser pour différents groupes
• En mettant en favoris la page Notion, les apprenants y accèdent en 1 clic depuis leur navigateur
• Tes ressources ne sont accessibles qu’en se connectant avec un mail

Les Moins :

• Si ton public n’est pas à l’aise avec le numérique, il risque de moins utiliser Notion
• Selon les versions de Notion, tu es limité-e à 100 ou 250 invité-es au total sur tes pages. Si tu as un grand volume d’apprenant il faut alors donner un délai d’accès limité aux pages ou utiliser un second compte.
• Si tu as peur de te faire “voler” tes ressources, ne les mets pas sur Notion. C’est très simple pour les apprenants de récupérer individuellement chaque vidéo et contenu que tu partages (mais on est là pour ça, non ? 😛)

II – Structure et guide la conception des formations

C’est un cas d’usage génial que je développe avec un client en ce moment.

C’est un organisme de formation qui croît et qui développe de nouvelles formations en INTRA.

L’organisme demande à ses formateurs de participer à la conception des formations sur lesquels ils interviennent.

Ils ont donc l’enjeu de piloter l’avancée des formations, guider les formateurs étape par étape et s’assurer que leur contenu corresponde à l’identité pédagogique de l’organisme.

On a travaillé ensemble sur la refonte de leur processus de conception puis on configure un espace Notion pour guider les formateurs :

• Ils y partagent leurs avancées au fur et à mesure de la conception.
• Accèdent à des ressources pour les guider sur les attendus et les bonnes pratiques à chaque étape.
• Collaborent en asynchrone avec la coordinatrice.
• Réservent leurs créneaux de rendez-vous avec la coordinatrice.

De son côté, l’organisme dispose d’une base de donnée avec une vision globale des avancées sur chacune des formations.

Notion est particulièrement pertinent quand il s’agit de créer et piloter des processus avec différentes parties prenantes, à condition de les former aux nouveaux usages.

Sa forte adaptabilité permet de modifier instantanément la structure des pages pour correspondre aux enjeux des organisations et des formateurs.

Psst : Contacte-moi si tu veux qu’on fasse la même chose dans ton organisme de formation : https://calendly.com/julien-big5formation/30min

III – Pilote la qualité de ton organisme

On a vu que Notion était particulièrement intéressant pour itérer sur des processus et les affiner en continu. C’est ce qu’on recherche pour gérer la qualité de son organisme.

En vue de mon passage de la certification Qualiopi, j’ai rédigé et documenté l’ensemble de mes processus sur Notion. C’est aussi sur cet outil que je suis individuellement chacune des mes actions de formation et leur amélioration.

Voici tout ce que je fais sur Notion :

• Suivi individuel des apprenants : prises de notes et observations, actions anti-décrochage, …
• Synthèses des feedback et pistes d’amélioration pour chaque formation : En 1 clic sur ma base de données, je vois toutes les informations utiles pour reprendre mes formations
• Suivi des actions mises en place suite à ma veille ou d’un incident qualité
• Routines de suivi qualité

(oui oui, je suis en retard sur certaines actions 😛)

Techniquement, il est possible de gérer l’ensemble de la qualité avec des automatisations Notion (envoi et relance des questionnaires, inscriptions des apprenants, …).

J’ai toutefois fait le choix de prendre un abonnement chez Digiforma pour leur génération de documents, les relances de questionnaire ou les informations clés communiquées au public.

N’étant pas un expert de Notion, j’aurais perdu trop de temps à tout configurer et résoudre des problèmes de configuration potentiels.

Un outil ergonomique et opérationnel

Notion, ça reste pour moi l’outil idéal pour créer un système qualité qui fait sens. C’est à dire un système d’organisation et de suivi pour améliorer vraiment ton organisme et pas seulement remplir les cases pour Qualiopi.

Tu peux facilement faire le lien entre une action identifiée, une tâche à attribuer et le suivi de la réalisation de cette tâche.

Et tu peux reconfigurer tes modèles à l’infini pour qu’ils correspondent à tes usages réels.

Alors, ça vaut toujours le coup Notion ?

Eh bieen .. oui et non, ça dépend. Ça dépend de 3 critères :

1. Les compétences et l’appétence au numérique dans ton organisme
2. Les outils existants : Il ne s’agit pas de tout réinventer, surtout pour de gros organismes
3. Les enjeux de structuration dans l’organisme

Si tu es indépendant-e et que tu aimes essayer des outils : Fonce, tu y trouveras forcément ton compte.

Si ton organisme est plus grand : Identifie d’abord les usages qui seraient pertinents et essaye-les un par un.

Chaque jour, de nouvelles connexions sont ajoutées avec des outils. Notion peut donc être un super moyen pour compléter un outil existant ou rassembler plusieurs outils au même endroit 😉